Reglugerð um rafræna reikninga

Um mitt ár í fyrra tók gildi ný reglugerð um rafræn viðskipti (505/2013). Reglugerð þessi kemur í stað reglugerðar 598/1999 sem margir kannast við vegna þess að vitnað er í hana á flestum prentuðum reikningum hér á landi með textanum „þessi reikningur er gefinn út skv... .“. Nýju reglugerðinni er fyrst og fremst ætlað að skilgreina betur notkun rafrænna skjala í samskiptum milli fyrirtækja og styðja þannig við almenna notkun staðlaðra skjala. Þannig sé stutt við aukna sjálfvirkni í færslu bókhalds hjá fyrirtækjum og stofnunum með tilheyrandi sparnaði. Reglugerðin breytir ekki þeim kröfum sem gerðar eru til fjárhagskerfa og krefur fyrirtæki því ekki um að uppfæra kerfi sína.

Meginmál

Tilefni þess að ákveðið var að endurskoða reglur um rafræn viðskipti eru nokkur. Eitt var þróun nýrrar tækni og stöðlun. Ekki þótti skýrt hvort og hvernig nota mætti þær nýjungar. Annað tilefni var að nýlega gerði Evrópusambandi breytingar á tilskipun sinni um virðisaukaskatt m.a. þannig að leitast var við að draga úr tæknilegum hindrunum við notkun rafrænna reikninga og auðvelda almenna notkun þeirra. Með nýrri íslenskri reglugerð er leitast við að fylgja þeim breytingum eftir.
Breytingar á þeim hluta reglugerðarinnar sem snýr að rafrænum skjölum eru ýmsar en helstu atriðin fjalla um eftirfarandi.

Hvað má og ekki má

Fyrirtæki geta notað rafræna reikninga, og önnur skjöl, í viðskiptum sín á milli og sleppt pappírnum. Ekki eru settar tæknilegar skorður um það hvernig rafrænn reikningur er en hann verður að uppfylla lagakröfur um innihald (aðallega lög um virðisaukaskatt) og hann þarf að vera rekjanlegur og áreiðanlegur. Með rekjanleika er átt við að hægt sé að staðfesta að hann hafi verið gefinn út af þeim sem sagt er og með áreiðanleika er átt við að hægt sé að staðfesta að honum hafi ekki verið breytt eftirá. Þetta á jafnt við um rafræna reikninga sem eru sem pdf, XML, EDI o.s.frv. og eru ýmsar tæknilausnir fáanlegar sem leysa þetta á skilvirkan máta.
Forsenda þess að senda rafrænan reikning til móttakanda er að móttakandinn hafi fyrst samþykkt það (20.gr.). Þetta þýðir að fyrirtæki mega ekki af eigin frumkvæði ákveða að senda viðskiptamönnum sínum reikninga t.d. sem .pdf skjöl í tölvupósti án þess að spyrja fyrst. Ástæða þessarar kröfu er að móttakandinn þarf að hafa búnað til að lesa rafræna skjalið og að bókhaldsskyldir móttakendur eru skyldir til að halda bókhald þannig að það uppfylli bókhaldslög. Móttakendur þurfa því að hafa eitthvað um það að segja hvað þeim er sent og hvert það er sent. Ekki er hægt að skylda þá til að vinna úr hverju því sem útgefendur reikninga senda.

Frumrit

Í bókhaldslögum segir að bókhald skuli færa eftir frumriti. Þegar um pappír er að ræða þá er þetta nokkuð skýrt því pappírsreikningurinn sem útgefandi setur í póst er nákvæmlega sá sami og móttakandinn færi í hendur og setur í möppu. Vegna eðli rafrænna skjala flækist þetta atriði því rafræn skjöl eru í raun afrituð síendurtekið í gegnum skeytakerfin og við vistun þeirra auk þess sem formi þeirra er oft breytt t.d. með vörpunum milli ólíkra skeytastaðla.
Í reglugerðinni er þetta atriði skýrt með því að gera kröfu um að sendandi og móttakandi hafi aðgang að nákvæmleg einsleitum eintökum af skjalinu að viðbættri kröfunni um rekjanleika og áreiðanleika (22.-23.gr.). Þessi krafan leiðir af sér að sendendur og móttakendur verða sjálfir að sjá um breytingar eins og varpanir áður en þeir senda eða eftir að þeir móttaka reikninga. Þjónustuaðilar sem sjá um skeytasendingar mega því ekki breyta skjölum sem hluta af skeytalausninni án þess að ljóst sé fyrir hvorn aðilann sú breyting er unnin.

Áhrif á fjárhagskerfi

Sá hluti reglugerðar 598/1999 sem fjallar um þær kröfur sem gerðar eru til fjárhagskerfa og tilvísunin á útgefnum reikningum á við hefur ekki breyst nema þannig að þessum ákvæðum hefur verið raðað í einn kafla. Kafli 2. í reglugerðinni fjallar nú um kröfur til rafrænna fjárhagskerfa og kafli 3 síðan um rafræn skjöl. Þær efnilegu breytingar sem gerðar hafa verið í reglugerðinni eru í kafla 3. Þetta þýðir að fyrirtæki sem prenta út reikninga úr rafrænu bókhaldskerfi og eru ekki að innleiða rafræn skjöl þurfa engu að breyta öðru en því að vísa í reglugerð 505/2013 í stað hinnar eldri.

Ábyrgð milliliða

Í reglugerðinni er nú skýrar tekið fram að ábyrgð á að bókhald sé rétt fært hvíli alltaf á hinum bókhaldsskylda þó svo að hann fái þjónustuaðila til að sjá um einstök verkefni. Tilgangurinn með þessu er að auðvelda þjónustuaðilum að bjóða lausnir sem henta minni fyrirtækjum. Þannig verði t.d. mögulegt fyrir litla rekstraraðila að senda og móttaka rafræn skjöl í gegnum vefþjónustur. Slíkar vefþjónustur geta verið boðnar af mismunandi fyrirtækjum s.s. bókhaldsþjónustum, fjarskiptafyrirtækjum, hugbúnaðarhúsum eða bönkum. Þegar eru farnar að koma á markaðinn slíkar lausnir. Sá sem kaupir slíka lausn þarf hinsvegar sjálfur að gæta þess að hann sé að færa og vista bókhald sitt rétt.

Viðskiptamenn og samstarfsaðilar

 

Midran ehf. kt. 590299-2359, Skógarlundi 12, 210 Garðabæ, Iceland. Sími: (+354) 544 4800, Tölvupóstur: midran (hjá) midran.is

Midran tekur á móti rafrænum reikningum sem sendir eru samkvæmt tækniforskrift Staðlaráðs Íslands TS136 og sendir eru á GLN kennið 5699000122475 á Peppol netinu.

Go to top