Sannprófunarskrár (Schematron)

Mikilvægt verkfæri í sannprófun rafrænna skjala eru svokallaðar Schematron eða Schema skrár. Þetta eru skrár þar sem ýmsar viðskiptalegar reglur s.s. um hvaða upplýsinga er krafist, hvernig tengsl eru á milli þeirra o.s.frv eru settar fram á formlegan og keyrsluhæfan máta. Prófunarskrár eru grundvallar verkfæri til að staðfesta að rafrænt skjal sé í samræmi við þær skilgreiningar sem það byggir á og eru þá notaðar prófunarskrár sem gefnar eru út samhliða viðkomandi stöðlum.

Prófunarskrár má hinsvegar nota í mun fjölbreyttari tilgangi, sérstaklega Schematron skrárnar. Schematron skrár prófa skilgreind mynstur í skjölum, s.s. hvort samtölur passi, en hægt er að skilgreina ýmis önnur mynstur og prófa þau.

Sértækar prófunarskrár má nota sem verkfæri í að byggja upp sjálfvirkni í viðskiptaferlum og eru þær oft umtalsvert sveigjanlegri og hagkvæmari kostur en að forrita slíka virkni beint inn í viðskiptakerfið. Dæmi um notkun prófnuarskráa eru eftirfarandi:

  • Sérkröfur. Móttakandi sem vill að ákveðnir sendendur sendi alltaf sérstakar upplýsingar getur skilgreint þær upplýsingar formlega í prófunarskjali og í stað þess að sitja fundi með viðkomandi sendanda til að útskýra séróskirnar og svo að prófa móttekin skjöl þá getur hann látið sendandann fá prófunarskjalið til að prófa skeytin sjálfur áður en þau eru send. Móttakandinn getur einnig sett þessi prófunarskjöl inn í prófunarverkfæri eins og validex.net og einfaldlega vísað sendendum á að prófa rafræn skjöl þar áður en þau eru send. Þannig sparast verulegur kostnaður við tenginu hvers nýs sendanda. Skilgreining á reglum á þennan hátt tryggir einnig samræmi þegar fleiri en einn sendandi þarf að uppfylla sömu sérkröfur.
  • Flokkun og stýring. Móttakandi getur útbúið sérstakar prófunarreglur til að flokka móttekin skjöl og stýra þeim á mismunandi ferla innan fyrirtækisins. Slíkar reglur geta átti við mismundi vörur, ákveðin mörk í upphæðum eða sérstakar samsetningar á vörum og annað það sem kallar á sérstaka meðhöndlun og sérstaka vinnuferla.
  • Kótun. Byggt á skilgreindum reglum sem keyrðar eru með prófunarskrám er hægt að bæta inn í viðkomandi skjal upplýsingum til stýra sjálfvirkni í þeim vinnuferlum sem nýta skjalið. Sem dæmi er hægt að taka við frumriti reiknings og vista hann en bæta síðan inn bókunarstrengjum áður en skjalið er lesið inn í fjárhagskerfið og þannig gert lyklun þess sjálfvirka án þess að þurfa að forrita það í fjárhagskerfinu sem er mun dýrari nálgun.

Viðskiptamenn og samstarfsaðilar

 

Midran ehf. kt. 590299-2359, Skógarlundi 12, 210 Garðabæ, Iceland. Sími: (+354) 544 4800, Tölvupóstur: midran (hjá) midran.is

Midran tekur á móti rafrænum reikningum sem sendir eru samkvæmt tækniforskrift Staðlaráðs Íslands TS136 og sendir eru á GLN kennið 5699000122475 á Peppol netinu.

Go to top